Réduisez la surcharge d’emails et reprenez le contrôle de votre organisation
Une formation courte et concrète pour mieux gérer la boîte mail, transformer les
emails en actions et créer une routine Outlook réaliste.
Pour qui ?
Equipes administratives, indépendants, PME souhaitant gagner du temps et organiser sa boite mail.
Bénéfices :
- Diagnostiquer les causes de surcharge de la boîte mail.
- Mettre en place un tri simple et réaliste.
- Utiliser dossiers, catégories, indicateurs, règles et recherche sans surcomplexifier.
- Transformer un email en tâche, rendez-vous ou suivi.
- Créer une routine quotidienne et hebdomadaire de gestion.
Vous êtes un Indépendant
- Améliorer son confort de travail.
- Diminuer sa charge mentale.
- Créer un système simple.
Vous représentez une entreprise
- Augmenter la réactivité.
- Fiabiliser les suivis.
- Réduire des oublis.
- Standardiser des process.
Descriptifs de la formation
Public visé :
Indépendants, salariés, équipes administratives, entreprises.
Pré-requis :
Utilisation quotidienne d’Outlook ou d’un outil de messagerie équivalent et posséder une licence Microsoft Office.
Durée :
03h00
Format :
Visio, présentiel ou session intra-entreprise.
Délai d’accès :
Selon calendrier, format choisi et délai de validation du devis ou de l’inscription.
Objectifs :
Réduire la surcharge d’emails, clarifier les priorités, transformer les messages en actions utiles et mettre en place une routine simple de suivi.
Objectifs opérationnelles :
- Diagnostiquer les causes de surcharge et de perte de suivi.
- Mettre en place un tri simple et réaliste.
- Utiliser dossiers, catégories, indicateurs, règles et recherche sans surcomplexifier.
- Transformer un email en action (tâche, RDV, suivi, modèle de réponse).
- Installer une routine quotidienne/hebdomadaire.
Compétences visées :
- Organisation de la boîte de réception (tri, filtres, règles).
- Gestion des priorités (catégories, indicateurs, tâches).
- Recherche efficace (dossiers de recherche, opérateurs).
- Suivi (relances, rappels, modèles).
Programme :
- Diagnostic d’usage :
Volume, types d’emails, causes de saturation.
Mini-audit : 3 irritants + 3 objectifs. - Méthode de tri simple :
Dossiers vs catégories ; règles pragmatiques ; « traitement par lots ».
Atelier : structurer 3 catégories + 5 dossiers max. - Transformer l’email en action :
Tâches, RDV, indicateurs de suivi, rappels ; Quick Steps si dispo.
Exercice : traiter 10 emails en 10 minutes (simulation). - Recherche & récupération :
Recherche avancée ; filtres ; dossiers de recherche.
Exercice : retrouver 5 infos en 3 minutes. - Routine durable :
Rituels quotidien/hebdo ; nettoyage ; revue de suivi.
Livrable : routine Outlook personnalisée. - Option : Standardiser les réponses
Modèles, signatures, snippets ; bibliothèque d’équipe.
Créer 3 modèles de réponses. - Option : Coaching 1h
Accompagnement d’une heure en individuel.
Exercices et mises en situation :
- Simulation de traitement : tri, classement, suivi, transformation en tâches.
- Création de 2 règles simples + 1 dossier de recherche utile.
- Construction d’une routine quotidienne et hebdomadaire.
Evaluation & Certification :
- Exercices de tri, simulation de traitement, mise en place de règles et validation des acquis.
- Mise en situation (traitement d’un lot d’emails) + validation de la routine paramétrée.
- Remise d’une attestation de fin de formation.
Méthodes mobilisées :
L’action de formation repose essentiellement sur la formation expérientielle, ainsi que sur l’apport de connaissance du stagiaire.
Accessibilité :
Possibilité d’étudier les besoins d’adaptation du parcours en amont.
Livrable remis :
- Boîte mail structurée.
- 2 règles + 1 dossier de recherche.
- Routine personnalisée.
Tarif :
- Inter : 249€ TTC
- Intra : Nous consulter.
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Questions fréquentes
Cette formation Outlook est-elle réservée aux gros volumes d’emails ?
Non. Elle est utile dès qu’il existe un sentiment de saturation, de dispersion ou de perte de suivi.
Faut-il utiliser toutes les fonctions d’Outlook ?
Non. La page doit montrer une méthode simple et réaliste, sans complexifier inutilement l’outil.
Travaille-t-on sur les règles et les catégories ?
Oui, mais toujours avec un objectif de simplification et de gain réel.
Peut-elle être proposée à une équipe ?
Oui. Elle fonctionne très bien en petit collectif.
Informations
CreAppStory propose une formation Outlook pro pour réduire la surcharge d’emails, clarifier les priorités et améliorer le suivi des actions. La formation aide à utiliser Outlook de manière plus simple, plus lisible et plus efficace.
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